وخلال اللقاء ألقت اللجنة الإشرافية العديد من الكلمات التي توضح مضامين الهيكلة  الإدارية وأهدافها في تنظيم العمل المؤسسي والارتقاء به وفق ما تتطلبه المرحلة القادمة من أجل تعزيز الشراكة المجتمعية وتوحيد الجهود والحفاظ على المكتسبات العامة .
وجرت عملية الانتخاب من الحاضرين لاختيار الرئيس والنائب بالمديرية بالاقتراع المباشر من قبل المندوبين حيث خضعت عملية الإقتراح من اللجنة الإشرافية المكلفة وهم الأستاذ سالم بن دهري و الأستاذ صالح بازقامة  والأستاذ صالح بن ناشئ والناطق الرسمي للهبة الأستاذ خالد باغريب .
وبعد فرز الأصوات من قبل لجنة الفرز المشكلة أعلنت لجنة الفرز حصول الأستاذ خميس عمر سعدان على أعلى الأصوات ليكون بذلك رئيساً للهبة الحضرمية بمديرية السوم والثاني الأستاذ فضل كرامه الرعي نائباً للرئيس .