وكان في استقبالهم رئيس المؤسسه الاستاذ سعيدعلي بايمين واعضاء  مجلس الامنا والاداره التنفيذيه بالموسسه وقد عقدت جلسة تم فيها الترحيب من قبل رئيس المؤسسه بالسلطه المحليه بمديرية شبام وقد اعطي نبذه عن المؤسسه وتاسيسها واهم الانشطه فيها وشكر الدور الكبير الذي لعبه الاستاذ فرج ناجي بن طالب مدير عام المديريه لتذليل الصعاب لحل كل الاشكاليات بالارض التابعه للموسسه ومشروعها الخيري والاستثماري .
بعد ذالك تحدث امين عام المجلس واعرب عن شكره وامتنانه لحفاوة الاستقبال والنشاط الكبير للمؤسسه وعن استعداد السلطه للتعاون المشترك ودعم المؤسسه وتقديم التسهيلات وفقا لامكانياتهم بعد ذلك تحدث رؤسا الاقسام بالمؤسسهواعطا كلا منها شرح وافي عن تخصصاتهم ومشاريعهم المستقبليه
كما تحدث رئيس لجنة التخطيط بالمجلس خالد باجندوح عن اهمية التخطيط في انجاح العمليه التنمويه واقترح علي المؤسسه الشراكه باعداد خطة خمسيه متكامله للمديريه 2018--2022 تساهم فيها جميع منظمات المجتمع المدني بمعيه مقترحات اعضاء المجالس المحليه بالمناطق كما تحدث رئيس لجنة الشؤون الاجتماعيه عن توحيد الجهد للاعمال الاغاثيه ودور منظمات المجتمع المدني فيها وفي ختام اللقا اتفق الجانبين للعمل المشترك لخدمة المديريه.