ثم  تم في الإجتماع مناقشة اللائحة التنظيمية للملتقى والتصويت عليها من قبل الحاضرين ، وفي ختام الإجتماع تم إنتخاب هيئة إدارية للملتقى وهم على النحو التالي :
1- أمين علي بن عفيف               رئيسا
2- عاصم عمر باوزير               أمينا عاما
3- لطفي حسن الطفي                علاقات
4- أنور سالم مصيباح                    شؤون الأعضاء
5- طارق عبدالله باوزير            ثقافة وإعلام
وقد ألقى رئيس الملتقى كلمة في الحضور دعاهم فيها إلى التعاون  فيما بينهم  و الحرص على حسن تمثيل حضرموت من خلال الحصول على المراتب العلمية المرموقة وتطوير قدراتهم ومهاراتهم المختلفة و الإستفادة من الإمكانات المتاحة . كما دعا الجهات الرسمية والمؤسسات التي تعني بالطلاب للتعاون مع الملتقى من خلال تقديم الدعم المعنوي والمادي والقيام ببتنفيذ لبرامج المشتركة التي تخدم الطلاب .
وكانت اللجنة التحضيرية للملتقى  قد عقدت عددا من الإجتماعات لصياغة مسودة  اللائحة التنظيمية والإعداد للإجتماع التأسيسي وقد ضمت في عضويتها كل من :
1- أحمد شيخ العيدروس
2- حمد سالمين  بن الزوع
3- عمر صالح باوزير
4- حسين أحمد باظبي
5- أحمد سالمين منصور
وتعتبر جامعة أوتارا إحدى الجامعات الماليزية الحكومية المرموقة والتي تهتم بدراسة العلوم الإنسانية والإدارية والمحاسبية وعلوم الحاسوب ، وقد تخرج منها عدد  كبير من أبناء حضرموت من حملة الماجستير والدكتوراه ، وينتسب إلى الجامعة حاليا ( 36 ) طالبا وطالبة  من أبناء حضرموت ( 23 ) منهم طلاب دراسات عليا و( 13 ) طالبا في مرحلة البكالريوس .