وجرى خلال الاجتماع بحضور وكيل محافظة حضرموت للشؤون المالية والإدارية الدكتور أحمد باصريح، فتح مظاريف لعدد من المتناقصين الذين تقدموا للمشروع، حيث قامت اللجنة بتدوين كل الوثائق والمستندات المتعلقة بذات المشروع في محضر جلسة فتح المظاريف ، وتحويل ذلك إلى لجنة التحليل والتقييم المالي والفني .
ومن جانبه أكد وكيل المحافظة للشؤون الفنية أن هذا المشروع يأتي في سياق اهتمام السلطة المحلية بالمحافظة ممثلة بمحافظ محافظة حضرموت الأستاذ مبخوت مبارك بن ماضي في تحسين جودة التعليم من خلال رفد المعاهد بالأجهزة والمعدات الحديثة التي تواكب التطور الذي يشهده التعليم.