وخلال الاجتماع تحدث نائب رئيس اللجنة التحضيرية عن أنشطة وفعاليات المهرجان وأعطى شرحا وافيا عن مهام عمل كل لجنة،  كما تتطرق خلال كلمته إلى مخرجات اجتماع اللجنة التحضيرية برئاسة رئيس اللجنة وكيل محافظة حضرموت لشؤون مديريات الوادي والصحراء الاستاذ عامر سعيد العامري.
من جانبه تحدث رئيس لجنة المعرض بالمهرجان نائب مدير مكتب الزراعة والري بوادي حضرموت الأستاذ البرك سالم العامري عن أهمية المهرجان لتسليط الضوء عن النخيل والتوعية بضرورة الحفاظ عن النخلة لما لها من أهمية في تعزيز الأمن الغذائي.
وبعد مناقشات مستفيضه من أعضاء اللجان الفرعية واعضاء اللجنة التحضيرية خرج الاجتماع بعدد من القرارات والتوصيات، أهمها تزمين برنامج فعاليات المهرجان الذي سيتم فيه عقد ورش عمل وحملات إعلامية آخرى.
حضر الاجتماع الدكتور محمد القطامي رئيس اللجنة العلمية بالمهرجان وعميد كلية الزراعة بجامعة سيئون، والأستاذ عبداللاه الحبشي رئيس مؤسسة السند (الشريك المنفذ المحلي للمعرض).
الجدير بالذكر أن اللجان الفرعية تضم اللجنة العلمية، ولجنة المعرض، واللجنة الإعلامية الإرشادية، ولجنة السكرتارية، واللجنة المالية.